Тайм-менеджмент (планирование времени) объединяет техники, помогающие грамотно составить расписание и навести порядок в личных и рабочих делах. Вам стоит заняться тайм-менеджментом, если вы постоянно опаздываете, не успеваете выполнить все задуманное или постоянно откладываете важные дела. Систем управления временем много: есть как очень жесткие, в которых нужно учитывать каждую минуту, так и довольно мягкие, не предполагающие деления дня на какие-то отрезки. Давайте рассмотрим простые и популярные приемы тайм-менеджмента, помогающие более рационально расходовать ресурсы.
Fresh or Fried
Считается, что с утра наш мозг более «свежий» (fresh) и производительный. Затем он начинает потихоньку «поджариваться» (становится fried). Поэтому, согласно этой методике, самые важные дела лучше переносить на первую половину дня.
Что нужно сделать, чтобы стать эффективнее с помощью Fresh or Fried:
- По вечерам составлять списки дел на следующий день;
- Взять за правило ставить самые важные и сложные дела на первую половину дня, когда мозг еще не «поджарился», а у вас есть силы после ночного отдыха;
- Всегда переносить второстепенные или очень легкие задачи на вторую половину дня.
Техника Pomodoro
Этот прием тайм-менеджмента еще называют «Система 25 минут». Он предлагает дробить доступное время на короткие отрезки, чередовать интенсивную нагрузку на мозг и передышки.
Поставьте таймер на 25 минут и в это время выполняйте работу, ни на что не отвлекаясь. Затем сделайте перерыв на 5 минут и снова окунайтесь в дела на 25 минут. Каждые 2 часа делайте перерыв на 30 минут.
Метод управления временем Pomodoro позволяет эффективнее выполнять монотонную работу, поскольку каждые 25 минут можно ненадолго прерваться и отдохнуть. Эта техника тайм-менеджмента больше подходит для масштабных задач, требующих много времени.
Метод «90 на 30»
Этот способ распределять время на рабочие задачи похож на предыдущий. Его главное отличие — в том, что метод «90 на 30» предлагает уделять 90 минут на труд и 30 минут на отдых. Циклы из работы и перерыва тоже нужно повторять. Желательно планировать на ранние циклы самые важные и сложные дела, а на конец дня оставлять что-то наименее значимое.
Принцип девяти дел (техника 1–3–5)
Это достаточно простой способ контролировать выполнение дел. За день вам нужно завершить одну большую задачу, сделать три средних дела и еще пять небольших. Если вам кажется, что какие-то мелочи не нужно планировать, а потому пять дел можно с легкостью отбросить, сосредоточившись на более важном, то вы ошибаетесь: мелкие дела имеют свойство накапливаться в груду неразрешенных проблем. Считается, что соотношение 1–3–5 наиболее оптимальное, чтобы день стал продуктивным, а вы сами не устали к его концу.
Метод «10 минут»
Замечали ли вы, что тратите много времени, пока переключаетесь с одной задачи на другую? Режим многозадачности пожирает вашу эффективность: если бы вы не распылялись на дела, то работали бы примерно на 40% качественнее.
Попробуйте подойти к делам по-другому, вооружившись приемами тайм-менеджмента: не пытайтесь сделать все и сразу, а переходите от одной задачи к другой. Кто-то рекомендует выделять «закрытый» час — час, зарезервированный только под одно дело. Решиться на такое сложно, поэтому мы предлагаем для начала выделить всего 10 минут. Скажите себе, что будете делать одно дело, пока не прозвенит таймер, и начинайте. Концентрация на одной задаче в течение короткого времени поможет вам понять, стоит ли «повышать ставки» и резервировать для одного дела целый час.
Принцип матрешки
Накопилось много мелких забот? Соберите их вместе как матрешку и встройте в пустоты в рабочем графике — поставьте матрешку на полочку. Например, вы можете ответить на часть сообщений, пока стоите в лифте или пока коллеги во время совещания обсуждают то, что вас не касается.
Как работать лучше и успевать больше: советы
- Если задача займет не более двух минут, выполните ее тут же, не откладывая.
- Оставляйте свободное время в рабочем расписании. Лучше не планировать свой день от и до: часто в жизни многое идет не так, как мы ожидали. Оставьте в плане пробел как раз для форс-мажоров или срочных задач. Чтобы все успеть и не выгореть от стресса, лучше подробно расписать 80% рабочего времени, если вы рядовой сотрудник, и только 60%, если вы руководитель;
- Не стремитесь к совершенству. Да, вы все правильно прочитали — не стремитесь. Если вы изо всех сил стараетесь сделать работу наилучшим образом, это замечательно. Но не стоит отдавать делам всего себя — нужно уметь и отдыхать. Именно для этого некоторые и используют тайм-менеджмент — чтобы найти время на отдых. Перфекционизм — не всегда полезное качество. Попробуйте сместить фокус и сначала просто сделать работу хорошо, а потом уже доводить ее до совершенства, если на это останутся ресурсы.
- Составляйте план каждой рабочей встречи. Если вы понимаете, о чем именно хотите поговорить, то совещания будут плодотворнее. Поставленные цели помогают не отвлекаться на ненужные разговоры, экономить время и быстрее достигать бизнес-задач.
- Записывайте все свои дела. Фиксируйте в ежедневнике не только то, что предстоит сделать, но и то, что вы уже сделали. В конце рабочего дня вы сможете посмотреть на длинный список выполненных задач и испытать гордость за себя. Вечером проанализируйте прошедший день и запишите, что вы успели сделать, а что нет. Постарайтесь завтра стать немного лучше, чем были сегодня.
- Ставьте конкретные цели. Не пишите в ежедневник «Хочу заняться собой» — пишите «Нужно записаться в бассейн». Чтобы, допустим, похудеть, нужно разработать план питания и купить коврик для фитнеса. Составьте список из понятных задач — как только вы поймете, чего именно хотите, вам будет проще достичь цели.
- Не забывайте действовать. Чтобы заняться тайм-менеджментом, нужно взять… и заняться им! Да, к некоторым задачам сложно подступиться. Но лучше оставить страхи позади и сделать шаг вперед, навстречу лучшему будущему.
Принципы тайм-менеджмента нужны, чтобы фокусироваться на важном, выделять приоритеты и чередовать работу и отдых. Попробуйте техники, которые мы предложили, и посмотрите, как изменится ваша эффективность.
