Руководство по управлению приемом для команд по закупкам
Представьте себе такой сценарий. Ваша команда по закупкам начинает понедельник утром с 47 непрочитанными электронными письмами, десятком сообщений в Slack о срочных закупках и тремя клейкими записками от пятничных разговоров в коридоре. Половина запросов не содержит бюджетных кодов. Несколько запросов требуют информации, о которой вы уже просили дважды. Тем временем, кто-то только что купил программное обеспечение на $50,000, не сказав никому, потому что прохождение через официальные каналы занимает слишком много времени.
Это происходит, когда организации не имеют должного управления приемом закупок. Это не только о приеме; это симптом более широких вызовов управления закупками, которые распространяются по всей организации. Большинство компаний сосредотачиваются на переговорах по контрактам, поиске сбережений и управлении поставщиками. Но они игнорируют беспорядочную реальность того, как запросы на закупку фактически доходят до команды по закупкам в первую очередь.
Проблема распространена. Команды по закупкам проводят большую часть времени на тактических действиях, а не на стратегической работе. Они тонут в административных задачах, охотясь за утверждениями и играя в настольный теннис по электронной почте, чтобы получить базовую информацию. Это не проблема таланта или мотивации. Это проблема приема.
У вас может быть лучшая команда по закупкам в мире, но если запросы на закупку поступают через разные каналы с неполной информацией и неясными путями утверждения, этот талант теряется. Ваши эксперты по стратегическому снабжению становятся контролерами электронной почты. Ваши менеджеры категорий становятся заполняющими формы. Ваши менеджеры по взаимоотношениям с поставщиками становятся гонящими за чеками.
Хорошая новость в том, что ведущие организации разобрались в этом. Они рассматривают управление приемом как стратегическую способность, которой оно на самом деле является. В следующих разделах Brex исследует, что на самом деле означает управление приемом, почему это важно и как построить процесс, который действительно работает. Читайте далее, чтобы узнать о конкретных вызовах, которые порождает неисправный прием, о лучших практиках, которые их исправляют, о технологиях, которые все это делают возможным, а также о том, куда направлен прием закупок и как умные компании уже готовятся к будущему.
Что такое управление приемом?
Управление приемом - это процесс, посредством которого команды по закупкам получают, классифицируют и управляют внутренними запросами на закупку от сотрудников и бизнес-подразделений. Представьте себе это как формальный портал запросов или переднюю дверь закупок, где любой сотрудник организации может попросить о закупке, поставке или поддержке контракта и чтобы этот запрос был правильно направлен и обработан.
Процесс фиксирует каждый запрос, оценивает его на предмет полноты, приоритета и соответствия политике, затем направляет его через соответствующий рабочий процесс утверждения и закупки. Этап приема происходит до любых процессов снабжения, закупки или оплаты. Это первый шаг всего процесса закупок.
Большинство организаций реализуют это через цифровые формы или порталы, где сотрудники подают запросы, часто с подсказками для предоставления необходимой информации. После подачи заявки команда по закупкам или автоматизированное программное обеспечение проверяет детали, задает уточняющие вопросы при необходимости и определяет следующие шаги. Команда может решить, требуется ли конкурентный тендер, дополнительные утверждения от юридического, ИТ или финансового отдела, или можно удовлетворить запрос с помощью существующего контракта или каталога.
Основные преимущества управления приемом
Эффективное управление приемом является стратегическим рычагом для повышения эффективности, соблюдения и удовлетворенности сторонних заинтересованных лиц. Когда процесс приема работает гладко, циклы закупок ускоряются, и команда по закупкам может быстрее достигать результатов. Исследования показывают, что стандартизация и автоматизация приема могут сократить время обработки запросов, освобождая сотрудников по закупкам для более ценных действий. Хорошо разработанный подход к приему обеспечивает интуитивный опыт, который поощряет сотрудников использовать его, увеличивая принятие правильных каналов закупок и сокращая внебюджетные закупки.
Более быстрые утверждения и обороты
С структурированным приемом запросы поступают сразу со всей необходимой информацией, и рабочие процессы на основе правил автоматически направляют их к правильным утверждающим лицам. Это исключает обратные электронные письма и узкие места. Результат - более короткие сроки утверждения и более быстрые циклы закупок. Команды по закупкам тратят меньше времени на поиск деталей и больше времени на построение отношений с поставщиками или оптимизацию управления заказами на закупку. Когда менеджеру по маркетингу нужно новое программное обеспечение, он заполняет одну форму со всеми деталями, и рабочий процесс автоматически отправляет ее в ИТ, юридический отдел и руководителя его отдела. Никто не должен вручную пересылать электронные письма или размышлять, кто должен утвердить их.
Улучшенное соблюдение и снижение маверик-затрат
Хороший процесс приема действует как преграда, гарантирующая, что закупки соответствуют политике закупок. Сотрудники руководствуются правильным процессом закупки, таким как использование предпочтительных поставщиков или получение необходимых утверждений. Это снижает рассеянные расходы вне присмотра по закупкам. Фиксация всех запросов в одном месте позволяет руководству видеть, кто что покупает, что упрощает соблюдение бюджетов и контрактов. Когда каждая закупка проходит через один и тот же канал, команда по закупкам может выявить закономерности, такие как несколько отделов, закупающих аналогичное программное обеспечение, и объединять их для получения лучших цен.
Большая прозрачность и контроль
Централизованный прием обеспечивает мгновенное представление о всех ожидающих и утвержденных запросах. Руководители по закупкам могут видеть тенденции и планировать превентивно. Эта прозрачность также выгодна для запросов, которые могут легко отслеживать статус своего запроса, вместо того чтобы чувствовать, что он исчез в черной дыре. Лучшая видимость означает меньше сюрпризов, таких как срочные закупки в последний момент, и больше данных для управления расходами. Менеджеры по закупкам могут вызывать панели управления, показывающие точное количество ожидающих запросов, места возникновения узких мест и категории, в которых происходит наибольшая активность.
Согласование с стратегическими целями
Структурированный прием гарантирует, что каждый запрос на закупку оценивается с учетом бизнес-целей. Команда по закупкам может проверять запросы на необходимость и стратегическую подходящесть. В результате закупки более вероятно будут поддерживать приоритеты компании, будь то предпочтение устойчивых поставщиков или соблюдение бюджетов категорий. Это согласование повышает роль закупок как стратегического партнера, предоставляющего ценность, а не просто обрабатывающего документы. Когда команда по закупкам может видеть все поступающие запросы, они могут направлять организацию к более разумным решениям по закупкам, которые поддерживают более крупные бизнес-цели.
Улучшенный опыт заинтересованных сторон
Когда процесс приема удобен и надежен, внутренние заинтересованные стороны получают четкое руководство о том, как запросить то, что им нужно, своевременные ответы и успешные результаты. Отделы больше доверяют команде по закупкам, видя ее как полезного советника, а не как препятствие. Большее удовлетворение заинтересованных сторон приводит к более тесному сотрудничеству и более раннему вовлечению команды по закупкам в важные потребности. Сотрудники действительно хотят использовать процесс, потому что он работает. Они подают запрос, получают обновления по ходу дела и получают то, что им нужно, когда им это нужно.
Вызовы без должного процесса приема
Несмотря на понятные преимущества, многие организации сталкиваются с плохими процессами приема или вообще не имеют формального процесса. Важно признать эти проблемы, поскольку они подчеркивают, почему инвестиции в управление приемом необходимы. Вот общие вызовы, с которыми сталкиваются команды по закупкам, когда прием неструктурирован или неэффективен.
Разрозненные каналы запросов
Одной из основных проблем является отсутствие единого стандартного способа для сотрудников подачи запросов на закупку. Некоторые запросы поступают по электронной почте, другие через приложения для обмена сообщениями или разговоры в коридоре. Этот клочковатый подход затрудняет отслеживание и приоритизацию работы. Важные детали теряются в электронных переписках, и команда по закупкам может упустить или ответить поздно на определенные запросы. Ручной, неструктурированный прием приводит к задержкам и ошибкам, поскольку собираемая информация несогласована. Очевидным признаком этой проблемы является то, что сотрудники по закупкам проводят утро, сортируя различные почтовые ящики и сообщения в чатах, пытаясь понять, что нуждается в пристальном внимании первым.
Отсутствие стандартизации
Поскольку отсутствует единая форма приема, предоставленная информ
Возможно, самое крупное последствие недостатков процесса закупок заключается в том, что люди начинают обходить процедуры закупок. Если процесс слишком громоздкий или медленный, сотрудники могут сами совершать покупки, используя покупательные карты, оформлять расходы на возмещение расходов или заключать контракты с поставщиками напрямую. Эти несанкционированные расходы приводят к нескольким проблемам, включая контракты без юридического рецензирования, упущенные возможности получить скидку при крупных заказах и повышенные риски соблюдения правил. Это также означает, что отдел закупок не может объединить или использовать эти расходы в своих интересах, что подрывает его стратегическую ценность. Когда сотрудники находят обходные пути, организация теряет контроль над своими расходами.
Административное выгорание
Для сотрудников отдела закупок беспорядочный процесс подачи заявок означает постоянное тушение пожаров. Они реагируют на разрозненные запросы, ручным способом преследуют утверждения и исправляют ошибки. Этот огромный административный груз способствует тому, что команды по закупкам тратят 71% своего времени на нестратегические задачи. Это также проблема морали. Талантливые сотрудники в области закупок увязают в работе низкой ценности, что может негативно сказаться на удовлетворенности работой и удержании персонала. Никто не приходит в отдел закупок для того, чтобы проводить дни за пересылкой электронных писем и умолять о недостающей информации.
Лучшие практики для эффективного процесса подачи заявок на закупки
Для преодоления описанных препятствий организации должны применить лучшие практики, которые оптимизируют и гарантируют плавный и надежный процесс подачи заявок на закупки. Эти практические руководства и стратегии помогут разработать или улучшить подход к подаче заявок на закупки, который действительно работает.
Установите единую точку входа
Сгруппируйте все запросы на покупку через один канал или платформу. Будь то специализированный портал для закупок или форма подачи заявок, наличие единой точки входа гарантирует, что ни один запрос не будет упущен, а информация будет зафиксирована последовательно. Сообщите всем сотрудникам, что это способ запроса любой информации, касающейся закупок, что снижает искушение отправлять боковые электронные письма. Этот единственный канал становится главным входом, о котором все знают, что исключает путаницу в том, куда отправлять запросы.
Стандартизируйте формы запросов и требования к информации
Разработайте форму подачи заявки или шаблон, который содержит все необходимые детали для запроса, включая описание потребности, количество, необходимую дату, ожидаемую стоимость и отдел. Эта стандартизация предотвращает утрату информации. Делайте форму удобной для пользователя, не слишком длинной. Сосредоточьтесь на ключевых данных, необходимых для утверждения. Избегайте ошибки в том, чтобы перегружать пользователей десятками ненужных полей или длинным меню видов запросов. Цель - собирать важные данные, оставаясь простыми для запрашивающего, чтобы он мог использовать форму. Добавьте текст руководства или примеры, чтобы любой мог правильно заполнить ее с первого раза.
Внедрение автоматизированных рабочих процессов и маршрутизации утверждений
Используйте инструменты рабочих процессов или программное обеспечение для автоматической маршрутизации поданных заявок к нужным людям. Например, запрос на приобретение программного обеспечения может быть настроен для автоматической отправки на проверку в IT, юридический и финансовый отделы в соответствии с заранее установленными правилами. Устранение ручной пересылки устраняет электронные заторы. Установите пороги утверждения, при которых покупки до $5,000 автоматически утверждаются с одним утверждением менеджера для ускорения малорисковых покупок. Автоматизация гарантирует, что каждый запрос следует необходимым шагам, без необходимости для отдела закупок микроменеджмента процесса.
Обеспечение видимости и отслеживания статуса
Лучший подход к подаче заявок позволяет запрашивающим и сотрудникам отдела закупок легко отслеживать статус каждого запроса. Это может быть с помощью онлайн-панели управления или автоматических уведомлений по электронной почте на ключевых этапах. Прозрачность информирует заинтересованных сторон и освобождает отдел закупок от запросов о статусе. Это также позволяет руководителям по закупкам отслеживать рабочие нагрузки и запоздалые запросы. Обеспечение самообслуживания видимости статуса запроса внедряет доверие в процесс. Люди могут проверить сами, не отправляя электронные письма с вопросом о статусе своего запроса.
Интеграция процесса подачи с технологиями закупок
Свяжите процесс подачи с более широкими платформами для закупок или финансов, такими как P2P-пакеты, ERP или инструменты управления контрактами. Например, когда запрос на подачу заявки утверждается, это должно автоматически вызвать создание заявки на закупку или запуск процесса вступления нового поставщика на следующей платформе. Интеграция предотвращает дублирование ввода данных и поддерживает единую истину для всех данных о закупках. Информация из подачи, такая как бизнес-обоснование или прикрепленные документы, переносится на последующие этапы, чтобы ничего не потерялось в процессе.
Использование руководства и помощи искусственного интеллекта
Современные лучшие практики включают в себя внедрение интеллектуального руководства в процесс подачи заявок. Это представляет собой одно из наиболее практичных применений искусственного интеллекта в области закупок сегодня. Это может быть как помощь текста на форме, так и продвинутый чат-бот на основе искусственного интеллекта, который проведет пользователя через его запрос. Подход к подаче заявок, основанный на искусственном интеллекте, может задавать дополнительные вопросы или предложить подходящий канал закупки на основе деталей запроса. Такое руководство гарантирует, что запросы будут выполнены правильно с первого раза и сокращает обратную связь для уточнения.
Постоянное совершенствование и избегание старых ошибок
Разработайте процесс подачи заявок под современные потребности, а не под вчерашние. Не просто цифровизируйте старую бумажную форму с 20 подписями. Переосмыслите, какие утверждения действительно необходимы, и устраните избыточные шаги. Избегайте автоматизации устаревших процессов, созданных для прошлой эпохи. Вместо этого оптимизируйте рабочий процесс перед автоматизацией. Собирайте обратную связь от пользователей и постоянно совершенствуйте процесс подачи. Если сотрудники находят форму запутанной или процесс слишком медленным, улучшите его. Процесс подачи заявок должен приспосабливаться к потребностям организации и технологическим возможностям.
Основные функции, на которые следует обратить внимание при выборе программного обеспечения для управления подачей заявок
Организованный процесс подачи заявок можно управлять с помощью ручной дисциплины и базовых инструментов, но большинство организаций находят, что специализированное программное обеспечение значительно повышает последовательность и эффективность. В последние годы появился новый класс программных решений, специально предназначенных для обработки подачи заявок на закупки. Многие программные пакеты для закупок теперь предлагают модули подачи заявок, и несколько автономных платформ сосредотачиваются исключительно на подаче заявок и оркестрации рабочих процессов.
Интерфейс запроса, удобный для пользователя
Программное обеспечение должно облегчить сотрудникам подачу запросов. Это означает чистый, интуитивно понятный пользовательский интерфейс, возможно, самообслуживание через портал или даже интерфейс в виде чата, где пользователь может быстро вводить необходимую информацию без путаницы. Подобное потребительское взаимодействие чрезвычайно важно. Если инструмент громоздкий, люди вернутся к электронной почте. Лучшие решения часто включают динамические формы, где поля появляются на основании предыдущих ответов, или чат-боты на основе искусственного интеллекта, которые направляют пользователей через запрос. Цель - сделать процесс подачи заявок настолько простым, что любой сможет правильно заполнить запрос на покупку с первого раза. Некоторые платформы используют разговорные интерфейсы, которые ощущаются так же естественно, как общение с коллегой по текстовым сообщениям.
Автоматизированные рабочие процессы и маршрутизация утверждений
Отличительной чертой программного обеспечения для подачи заявок являются встроенные рабочие движки. Инструмент должен автоматически направлять запросы к соответствующим утверждающим и экспертам. Ищите настраиваемые правила, которые направляют все запросы, связанные с IT, к менеджеру по ИТ, или любой запрос свыше $50,000 к финансовому директору. Возможности параллельного утверждения позволяют нескольким заинтересованным сторонам рассмотреть запрос одновременно, а не последовательно. Автоматизация гарантирует соблюдение матриц утверждения и освобождает отдел закупок от роли "регулировщика движения". Ведущие платформы могут проводить запрос через утверждения, создание заказа на закупку и даже оплату в рамках единого рабочего процесса.
Интеграция с существующей технологией
Решение по подаче заявок должно соединяться с вашими платформами для закупок, финансов и IT. Интеграция с ERP и инструментами для закупок и оплаты позволяет данным из формы подачи, таким как информация о поставщике и центр затрат, свободно передаваться в заказы на закупки или процессы оплаты. Интеграция с комму
Искусственный интеллект собирается сыграть еще более значительную роль в управлении поступлениями. Аналитики предсказывают, что в ближайшем будущем подавляющее большинство запросов на закупки будут иметь какую-то форму помощи искусственного интеллекта. Мы уже видим, как искусственный интеллект категоризирует поступающие запросы, предлагает соответствующие пути утверждения, а также даже составляет ответы или заказы на закупку для простых запросов. По мере совершенствования этих возможностей искусственного интеллекта, команды по закупкам могут обрабатывать растущий объем запросов, не увеличивая штат сотрудников, и рутинные закупки могут стать практически бесконтактными.
Прогностическая аналитика и проактивное управление закупками
Будущие платформы по поступлениям могут помогать предсказывать потребности до того, как будет сделан официальный запрос. Используя исторические данные и тенденции, прогностическая аналитика может оповещать службу закупок о том, что определенному отделу, скорее всего, понадобится новая подписка на программное обеспечение в следующем квартале. Обладая таким предвидением, служба закупок может выходить на связь проактивно или заключать контракты заранее. Это перемещает управление поступлениями из реактивного режима в более проактивную, стратегическую функцию. Вместо ожидания запросов, служба закупок может предвидеть и готовиться к предстоящим потребностям.
Более глубокая интеграция и встроенное управление поступлениями
Ожидается, что управление поступлениями станет более безболезненно встроенным в повседневные рабочие процессы сотрудников. Вместо входа в отдельный портал сотрудники могут инициировать запросы на закупки непосредственно из таких инструментов, как Slack, Microsoft Teams или программное обеспечение для управления проектами. Видение состоит в том, чтобы заинтересованные лица могли отправлять и отслеживать запросы, не покидая приложения, которые они используют для работы. Это удобство, вероятно, стимулирует принятие и гарантирует, что следование процессу закупок будет путем наименьшего сопротивления для всех. Будущее закупок - это поступления, которые соответствуют местам работы сотрудников.
Повышение пользовательского опыта через консьюмеризацию
Планка для пользовательского опыта поднимается. Будущие интерфейсы управления поступлениями в закупках могут включать голосовые команды или помощников-чатботов, чтобы сделать запрос максимально простым, как заказ продукта онлайн. Учитывая, насколько важно принятие пользователей, поставщики сосредотачиваются на опытах, напоминающих потребителям о промышленном программном обеспечении. Мы можем увидеть больше обработки естественного языка, мобильно-дружественных дизайнов и персонализации в инструментах управления поступлениями. Чем проще и интуитивнее процесс, тем больше соблюдения и вовлеченности он будет стимулировать. Представьте себе простоту, подобную Amazon, для корпоративных закупок.
Голистическая оркестрация закупок
Управление поступлениями все чаще рассматривается как один компонент более крупной стратегии оркестрации закупок. Это означает координацию не только поступления, но и последующих процессов, таких как снабжение, заключение контрактов и оплата в едином, силовом потоке с искусственным интеллектом. В будущем границы между поступлением и остальными процессами закупок могут размыться, поскольку платформы автоматически переносят запрос от начальной потребности до выбора поставщика и заказа на закупку с минимальным вмешательством вручную. Тенденция идет к решению от начала до конца, где поступление является триггером для полностью оркестрированного события по закупкам.
Измените способ управления расходами на закупки вашей компании
Управление поступлениями стало ключевым столбом современных операций по закупкам. Это гораздо больше, чем административная формальность. Хорошо организованный процесс поступлений служит основой для эффективных, соблюдающих и стратегических закупок. Он закрывает пробелы, через которые запросы могли бы иначе проскользнуть, обеспечивая видимость каждой покупки и оптимизацию стоимости.
Путем устранения узких мест и снижения несанкционированных расходов хорошее управление поступлениями повышает роль закупок от фильтра до стратегического советника в организации. Эксперты отмечают, что управление поступлениями напрямую влияет на эффективность и результативность закупок. Преимущества являются ясными и измеримыми, от более быстрых циклов до лучших отношений с заинтересованными сторонами.
Для организаций, которые все еще борются с хаотичными запросами по электронной почте или медленными утверждениями, сигналы на стене. Пришло время пересмотреть и перестроить процесс поступления. Внедрение лучших практик и инструментов, описанных выше, может преобразить закупки из реагирующего центра затрат в проактивного партнера, который добавляет реальную бизнес-ценность.
Гибкость и соблюдение законов сегодня являются важнейшими, поэтому так же важно сосредоточиться на том, как работа поступает в процесс закупок, как и на том, как она завершается. Без хорошего подхода к поступлениям организации будут продолжать сталкиваться с неэффективностью и скрытыми затратами. Инвестиции в умное управление поступлениями создают основу для долгосрочных стратегических выгод.
Этот материал был подготовлен компанией Brex и рассмотрен и распространен Stacker.
